AUSPICIA: SINERGIAS (Holanda)
CURSO VIRTUAL:[1]
EL COMPONENTE COMUNICACIONAL EN
PROYECTOS INTERNACIONALES[2]
MG. GINA GOGIN
La matriz de comunicaciones[3].
Importancia
El
principal objetivo de comunicación del proyecto es asegurarse de generar
información con la calidad y en la cantidad adecuada, y que llegue en el
momento preciso a los diferentes interesados (stakeholders).
El
gerente del proyecto es el principal responsable de elaborar e implementar la
matriz de comunicaciones. Esta matriz debe responder a las necesidades de los
interesados (stakeholders) del proyecto y establecer qué información y con qué
frecuencia se les hará llegar. Dado que cada uno tiene un interés diferente en
el proyecto y una necesidad distinta de información, aquella deberá presentarse
en diversos formatos y tiempos. La matriz de comunicaciones contiene una
descripción de toda la información que se debe comunicar a los distintos
interesados (stakeholders) del proyecto, así como quiénes serán los
responsables de recolectarla, editarla y distribuirla. Esto es especialmente
importante para los financiadores del proyecto, quienes tienen necesidades
específicas de información y criterios sobre el formato de su presentación. La
distribución de la información va más allá del acto de proporcionarla ya que
incluye pasos para asegurar que los receptores la recibieron y la entendieron.
Esto es importante, especialmente, cuando se desarrollan reportes para los
financiadores del proyecto o informes para cumplir con las regulaciones o las
leyes locales.
Insumos
Los
insumos requeridos para desarrollar la matriz de comunicaciones son los
siguientes:
•
Matriz de interesados (stakeholders): contiene los datos sobre los interesados
(stakeholders) más importantes del proyecto; esta información es una de las
bases para determinar los principales receptores de las comunicaciones del
proyecto.
•
Cronograma: comprende información para determinar los tiempos para entregar los
reportes y las comunicaciones del proyecto.
•
Factores organizacionales: determinan las obligaciones internas del proyecto
para comunicar tanto a los niveles ejecutivos como a las otras entidades.
Técnicas
La
matriz de comunicaciones determina las necesidades de información y
comunicación de los interesados del proyecto. En general, en la matriz se
define el medio que se utilizará para comunicarse, se indica el método para
recolectar la información, se especifican las listas de distribución de los
distintos reportes que deben circular, los formatos para producir la
información en la cantidad y con la calidad adecuada y se determina la
frecuencia con que los informes deben ser actualizados.
[2]
Informaciòn: Inicio: 15 de Agosto. Duraciòn: 8 semanas. Costo: $ 50.00 dòlares.
Certifica:
SINERGIAS.
[3] Fuente:
VV.AA. (2009) Presentación Programa de Gestión Integrada de Proyectos (PGIP),
Metodología 7 Pasos. Washington, D.C.: BID.
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